UMOWA O UDZIAŁ W IMPREZIE TURYSTYCZNEJ
Laponia Trip – Narty i skutery śnieżne w krainie Świętego Mikołaja 2025

Strony:

1. Organizator: RALLY TRAVEL sp. z o.o., ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 85, 41-940 Piekary Śląskie, Polska, NIP: 4980279762, KRS: 0001184730, REGON: 542268361, e-mail: office@rally.travel, wpis do Rejestru Organizatorów Turystyki: 1898; gwarancja/ubezpieczenie na wypadek niewypłacalności: UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. nr 3451639136.

2. Uczestnik / Uczestnicy: Osoba lub osoby wskazane w formularzu zakupu, dokonujące zakupu oraz akceptujące niniejszą Umowę podczas rezerwacji online.

3. Z uwagi na to, że Umowa dotyczy usług związanych z wypoczynkiem/rekreacją świadczonych w oznaczonym okresie (9–14 grudnia 2025 r.), zawierana na odległość (online) Umowa nie podlega 14-dniowemu prawu odstąpienia przewidzianemu dla części umów konsumenckich. Postanowienie to nie ogranicza pozostałych praw Uczestnika wynikających z ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.

§1. Przedmiot Umowy i charakter imprezy

1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest udział Uczestnika w imprezie turystycznej o charakterze rekreacyjno-przygodowym w Finlandii (Laponia), pod nazwą „Laponia Trip – Narty i skutery śnieżne w krainie Świętego Mikołaja 2025” („Impreza”).

2. Impreza obejmuje w szczególności: pobyt w miejscowościach Rovaniemi i Levi, jazdę na skuterach śnieżnych z lokalnym przewodnikiem, pobyt narciarski (narty/snowboard), wizytę w Wiosce Świętego Mikołaja, możliwość udziału w wycieczkach z reniferami lub psimi zaprzęgami, korzystanie z sauny oraz obserwację zorzy polarnej – w miarę występowania zjawiska i sprzyjających warunków.

3. Impreza ma charakter wyjazdu aktywnego, obejmującego sporty zimowe, w szczególności narciarstwo/snowboard, skutery śnieżne, psie zaprzęgi/renifery. Aktywności te odbywają się w warunkach górskich/arktycznych: mróz, wiatr, śnieg, lód, oblodzone powierzchnie, zmienna widoczność oraz zmienne warunki pogodowe.

4. Klauzula ryzyka: Uczestnik świadomie akceptuje wszelkie ryzyka związane z udziałem w Imprezie, w tym ryzyko urazów, kontuzji, odmrożeń, upadków, a także innych zdarzeń losowych typowych dla aktywności zimowych i przebywania w warunkach arktycznych. Uczestnik zobowiązuje się stosować do zasad bezpieczeństwa, regulaminów oraz poleceń przewodników i instruktorów.

5. Uczestnik oświadcza, że jego stan zdrowia oraz kondycja fizyczna pozwalają na udział w Imprezie i związanych z nią aktywnościach. W razie wątpliwości Uczestnik zobowiązuje się skonsultować udział z lekarzem przed zawarciem Umowy.

6. Szczegółowy program (dzień po dniu), termin, zakres świadczeń i opis Imprezy zostały przedstawione na stronie sprzedażowej oraz stanowią integralny opis świadczeń w rozumieniu ustawy o imprezach turystycznych. Kolejność realizacji programu może ulec zmianie zgodnie z §7.

§2. Zakres świadczeń Organizatora (Impreza – „cena obejmuje”)

1. Organizator zapewnia świadczenia zgodne z ofertą „Laponia Trip – Narty i skutery śnieżne w krainie Świętego Mikołaja 2025”, w szczególności:

1) noclegi w 4★ hotelach lub komfortowych ośrodkach w Rovaniemi i Levi,

2) wyprawę na skuterach śnieżnych z lokalnym przewodnikiem i pełnym wyposażeniem ochronnym,

3) jazdę psim zaprzęgiem lub spotkanie z reniferami (zgodnie z ofertą – jedna z atrakcji lub odpowiedni pakiet),

4) wizytę w Wiosce Świętego Mikołaja w Rovaniemi,

5) transfery lokalne zgodne z programem (Rovaniemi–Levi–Rovaniemi oraz inne wskazane),

6) wyżywienie: śniadania oraz kolacje zgodnie z harmonogramem Imprezy,

7) możliwość korzystania z sauny i hotelowych udogodnień zgodnie z regulaminem obiektu,

8) podstawowe ubezpieczenie KL i NNW (minima kontraktowe określone w §8),

9) odprowadzenie wymaganych prawem składek na TFG i TFP,

10) opiekę organizacyjną Rally Travel przez cały czas trwania Imprezy,

2. Szczegółowa lista świadczeń „Cena obejmuje” zamieszczona na stronie oferty stanowi integralną część niniejszej Umowy. W razie rozbieżności między skróconą informacją a niniejszą Umową, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.

3. Poza ceną pozostaje wszystko, czego wprost nie wymieniono powyżej ani w sekcji „Cena obejmuje”, w szczególności, lecz niewyłącznie:

1) bilety lotnicze Polska–Rovaniemi–Polska (zakup we własnym zakresie),

2) napoje do posiłków oraz posiłki niewymienione w programie (np. obiady, przekąski),

3) skipassy (karnety narciarskie) i ewentualne wypożyczenie sprzętu narciarskiego/snowboardowego,

4) wydatki osobiste, napiwki, zakupy, pamiątki, dodatkowe atrakcje fakultatywne,

5) fakultatywne wycieczki na skuterach śnieżnych w Levi i inne atrakcje wyraźnie wskazane jako dodatkowo płatne,

6) koszty transportu uczestnika do punktu końcowego wyprawy lub na lotnisko w przypadku wcześniejszego zakończenia udziału w Imprezie z przyczyn leżących po stronie Uczestnika.

§3. Cena, waluta i kursy

1. Cena bazowa Imprezy jest podawana w EUR i na dzień przygotowania oferty wynosi 2990 EUR za osobę dorosłą, chyba że formularz rezerwacyjny wskazuje inaczej (np. cena promocyjna, ceny dla dzieci w określonych przedziałach wiekowych, dopłata do pokoju jednoosobowego).

2. Płatność może być dokonywana w EUR lub w PLN (o ile Organizator przewiduje taką opcję). W przypadku płatności w PLN stosuje się średni kurs NBP (Tabela A) z dnia wpływu środków na konto Organizatora, chyba że strony uzgodnią inaczej na trwałym nośniku.

3. Ewentualne dopłaty do usług fakultatywnych, skipassy, wypożyczenie sprzętu sportowego oraz inne świadczenia nieobjęte ceną Imprezy, opłacane są przez Uczestnika bezpośrednio u dostawców, według ich cen i zasad.

§4. Zawarcie Umowy i płatności

1. Rezerwacja udziału w Imprezie następuje poprzez wypełnienie formularza online oraz dokonanie wpłaty opłaty rezerwacyjnej (zaliczki) w wysokości wskazanej na stronie oferty. Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia rezerwacji przez Organizatora na trwałym nośniku (np. e-mail).

2. Dopłata do pełnej ceny Imprezy powinna nastąpić najpóźniej na 25 dni przed rozpoczęciem Imprezy, chyba że warunki oferty stanowią inaczej. Brak dopłaty w terminie może skutkować rozwiązaniem Umowy z winy Uczestnika.

3. Dane do przelewów (w tym ewentualne rachunki w EUR i PLN) są przekazywane Uczestnikowi w procesie rezerwacji. Uczestnik ponosi koszty prowizji bankowych i różnic kursowych.

§5. Obowiązki Uczestnika

1. Uczestnik zobowiązuje się do:

1) posiadania ważnego dokumentu podróży uprawniającego do wjazdu na terytorium Finlandii (dowód osobisty lub paszport),

2) posiadania karty EKUZ (zalecane) lub innego dokumentu uprawniającego do świadczeń zdrowotnych,

3) zapoznania się z programem Imprezy i niniejszą Umową przed jej zawarciem,

4) przestrzegania przepisów prawa fińskiego, regulaminów hoteli, ośrodków narciarskich, organizatorów lokalnych atrakcji,

5) stosowania się do zaleceń Organizatora, pilotów, przewodników, instruktorów oraz służb porządkowych,

6) korzystania ze sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem i z dbałością o bezpieczeństwo swoje oraz innych Uczestników,

7) nieuczestniczenia w aktywnościach (narty, skutery śnieżne, psie zaprzęgi, renifery itp.) pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających,

8) pokrycia szkód wyrządzonych z jego winy w mieniu Organizatora, hoteli lub lokalnych dostawców usług.

2. W przypadku uczestnictwa w Imprezie osób małoletnich, ich udział w poszczególnych aktywnościach (w szczególności: jazda na nartach/snowboardzie, korzystanie z wyciągów, udział w atrakcjach z reniferami lub psimi zaprzęgami, wejście na teren Wioski Świętego Mikołaja oraz innych atrakcji fakultatywnych) odbywa się na pełną i wyłączną odpowiedzialność ich rodzica lub opiekuna prawnego oraz z poszanowaniem regulaminów i ograniczeń wiekowych, wagowych i bezpieczeństwa określonych przez organizatora danej atrakcji. Organizator Imprezy nie ponosi odpowiedzialności za odmowę dopuszczenia małoletniego do udziału w atrakcji przez lokalnego dostawcę usług, jeżeli wynika to z jego regulaminu lub oceny bezpieczeństwa.

3. Aby prowadzić skuter śnieżny w trakcie Imprezy, wymagane jest ukończenie 18 roku życia i posiadanie ważnego prawa jazdy kategorii B. Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w przejażdżkach skuterem śnieżnym wyłącznie jako pasażerowie, o ile dopuszczają to przepisy prawa lokalnego, regulaminy danego dostawcy usługi oraz decyzja przewodnika/instruktora.

§6. Bezpieczeństwo i wykluczenie z aktywności

1. Organizator oraz lokalni dostawcy (instruktorzy, przewodnicy, obsługa ośrodków) mają prawo odmówić dopuszczenia Uczestnika do udziału w danej aktywności (np. jazda skuterem, psim zaprzęgiem, atrakcje z reniferami, jazda w ramach zorganizowanej grupy narciarskiej), jeżeli:

1) Uczestnik znajduje się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających,

2) zachowuje się w sposób rażąco niebezpieczny lub lekceważący zasady bezpieczeństwa,

3) istnieje uzasadnione podejrzenie, że stan zdrowia Uczestnika nie pozwala na bezpieczny udział,

4) Uczestnik odmawia stosowania się do poleceń instruktorów/przewodników lub regulaminów lokalnych dostawców.

2. W przypadku wykluczenia Uczestnika z aktywności z powodów, za które ponosi on odpowiedzialność, Uczestnikowi nie przysługuje zwrot części ceny odpowiadającej niezrealizowanej aktywności.

§7. Zmiany programu, warunki pogodowe i atrakcje

1. Organizator nie gwarantuje określonych warunków pogodowych (w tym wystąpienia lub widoczności zorzy polarnej, grubości pokrywy śnieżnej, konkretnej temperatury) ani ich wpływu na indywidualne odczucie satysfakcji z Imprezy.

2. Realizacja części atrakcji (szczególnie: skutery śnieżne, psie zaprzęgi/renifery, narty/snowboard, obserwacja zorzy polarnej) zależy od aktualnych warunków pogodowych, decyzji lokalnych władz, operatorów stoków i dostawców usług. W skrajnych przypadkach mogą one zostać odwołane, przesunięte lub zastąpione innymi aktywnościami.

3. Zorza polarna jest zjawiskiem naturalnym, na które Organizator nie ma wpływu. Jej pojawienie się zależy od wielu czynników atmosferycznych i słonecznych, dlatego wystąpienie zorzy polarnej w trakcie Imprezy nie jest i nie może być gwarantowane.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany kolejności realizacji poszczególnych elementów programu, godzin przejazdów oraz – w razie konieczności – standardu zakwaterowania w ramach tej samej kategorii (np. inny hotel 4★), jeżeli wymaga tego bezpieczeństwo Uczestników, warunki pogodowe, decyzje władz lub inne nieuniknione i nadzwyczajne okoliczności.

5. Jeżeli zmiana obiektywnie obniży jakość świadczeń w stosunku do Umowy, Uczestnikowi przysługuje odpowiednia obniżka ceny. Jeżeli nie da się wykonać istotnej części świadczeń, Organizator zapewni – w miarę możliwości – świadczenia zastępcze; jeśli będą one gorszej jakości, Uczestnik może żądać stosownej obniżki.

§8. Ubezpieczenia i pomoc

1. Organizator posiada gwarancję finansową na wypadek niewypłacalności oraz odprowadza składki TFG i TFP.

2. W cenie Imprezy zawarte jest podstawowe ubezpieczenie podróżne obejmujące co najmniej: koszty leczenia (KL), następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW) i podstawowe assistance, zgodnie z OWU wskazanymi Uczestnikowi przed rozpoczęciem Imprezy.

3. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że podstawowe ubezpieczenie może nie obejmować w pełni wszystkich aktywności (szczególnie sportów zimowych, jazdy na skuterach śnieżnych, psich zaprzęgów, aktywności w warunkach arktycznych). Organizator zaleca zakup dodatkowego ubezpieczenia rozszerzonego o sporty zimowe/podwyższonego ryzyka oraz odpowiednio wysokie sumy KL, NNW i kosztów ratownictwa.

4. Organizator udziela odpowiedniej pomocy Uczestnikowi, który znalazł się w trudnej sytuacji w trakcie Imprezy, w szczególności poprzez udzielenie informacji o lokalnych służbach, świadczeniach zdrowotnych, władzach i pomocy konsularnej oraz pomoc w kontakcie z ubezpieczycielem. W miarę możliwości Organizator może pomóc w zorganizowaniu świadczeń zastępczych.

5. Organizator może żądać zwrotu rzeczywiście poniesionych, uzasadnionych kosztów takiej pomocy, jeżeli trudna sytuacja powstała z wyłącznej winy Uczestnika, jego rażącego niedbalstwa lub naruszenia przepisów prawa czy postanowień niniejszej Umowy, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

§9. Dokumenty podróży i odprawy

1. Uczestnik odpowiada za ważność i kompletność swoich dokumentów podróży, w tym: dowodu osobistego/paszportu, kart pokładowych, dokumentów wymaganych przez linie lotnicze, spełnienie wymogów sanitarnych, jeżeli obowiązują.

2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z odmowy wejścia na pokład samolotu, odmowy wjazdu na terytorium kraju tranzytowego lub docelowego, opóźnienia spowodowane niewłaściwym przygotowaniem dokumentów przez Uczestnika lub naruszeniem przez niego przepisów przewoźnika/lotniska/władz.

§10. Zmiana ceny, minimalna grupa, rezygnacje i przeniesienia

1. Zmiana ceny Imprezy jest dopuszczalna wyłącznie w przypadkach przewidzianych w ustawie o imprezach turystycznych (m.in. zmiana kosztów transportu, wysokości podatków/opłat, kursów walut) i nie później niż 20 dni przed rozpoczęciem Imprezy. W razie wzrostu ceny powyżej progu wskazanego w ustawie, Uczestnik może odstąpić od Umowy bez opłaty za odstąpienie.

2. Impreza może zostać zorganizowana pod warunkiem osiągnięcia minimalnej liczby uczestników określonej w ofercie (10 osób). W przypadku niespełnienia progu Organizator może odwołać Imprezę, informując Uczestników w ustawowych terminach; wówczas następuje zwrot wszystkich wpłat dokonanych na poczet Imprezy w terminie 14 dni od rozwiązania Umowy.

3. Rezygnacja Uczestnika: Uczestnik może odstąpić od Umowy w każdym czasie przed rozpoczęciem Imprezy. Organizator ma prawo do opłaty za odstąpienie odpowiadającej kosztom faktycznie poniesionym na organizację udziału Uczestnika. Dla przejrzystości stosuje się następujący ryczałt:

• do 60 dni przed rozpoczęciem – 15% ceny Imprezy,

• 59–35 dni przed rozpoczęciem – 35% ceny Imprezy,

• 34–21 dni przed rozpoczęciem – 65% ceny Imprezy,

• 20–8 dni przed rozpoczęciem – 85% ceny Imprezy,

• 7 dni lub mniej – 100% ceny Imprezy.

Uczestnik może wykazać, że rzeczywiste koszty były niższe niż wynikające z ryczałtu – w takim przypadku opłata ulega odpowiedniemu obniżeniu.

4. Uczestnik może przenieść przysługujące mu z Umowy prawa i obowiązki na inną osobę, która spełnia warunki udziału, informując o tym Organizatora na trwałym nośniku najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem Imprezy. Uczestnik i osoba przejmująca odpowiadają solidarnie za zapłatę ceny oraz ewentualnych uzasadnionych kosztów przeniesienia.

5. Organizator nie zwraca kosztów świadczeń nabytych samodzielnie przez Uczestnika poza Umową, takich jak indywidualnie zakupione bilety lotnicze, dodatkowe ubezpieczenia, noclegi przed lub po Imprezie itp.

§11. Odpowiedzialność, niezgodności i reklamacje

1. Organizator odpowiada za należyte wykonanie usług turystycznych objętych Umową zgodnie z ustawą o imprezach turystycznych, niezależnie od tego, czy usługi wykonuje osobiście, czy przez dostawców.

2. Organizator nie odpowiada za niezgodność, jeżeli wynika ona z: (i) działania lub zaniechania Uczestnika, (ii) działania lub zaniechania osoby trzeciej niezwiązanej z wykonywaniem usług objętych Umową, którego nie można było przewidzieć ani uniknąć, (iii) nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności (siła wyższa, ekstremalne warunki pogodowe, decyzje władz, strajki itp.).

3. Uczestnik powinien niezwłocznie zgłaszać stwierdzone niezgodności w trakcie trwania Imprezy pilotowi/opiekunowi oraz – jeśli to możliwe – na adres e-mail Organizatora: office@rally.travel, aby umożliwić podjęcie działań naprawczych.

4. Organizator usuwa niezgodność w rozsądnym terminie albo – jeśli to niemożliwe lub nieproporcjonalnie kosztowne – oferuje świadczenia zastępcze lub obniżkę ceny odpowiednią do zakresu i czasu trwania niezgodności.

5. Reklamacje po zakończeniu Imprezy Uczestnik może składać na trwałym nośniku; Organizator rozpatrzy reklamację i udzieli odpowiedzi w terminie do 30 dni od jej otrzymania.

6. Limit odpowiedzialności: z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, odpowiedzialność odszkodowawcza Organizatora z tytułu szkód innych niż szkody na osobie oraz szkody spowodowane umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa może zostać ograniczona do trzykrotności łącznej ceny Imprezy przypadającej na danego Uczestnika. Organizator nie odpowiada za utracone korzyści.

§12. Klauzula odszkodowawcza

Uczestnik zobowiązuje się zwolnić Organizatora z odpowiedzialności i pokryć szkody, mandaty, kary, koszty oraz roszczenia osób trzecich powstałe wyłącznie wskutek naruszenia przez Uczestnika przepisów prawa (w tym przepisów ruchu drogowego, regulaminów ośrodków narciarskich, zasad bezpieczeństwa), regulaminów lub postanowień niniejszej Umowy – w zakresie dopuszczalnym przez prawo polskie i lokalne prawo fińskie.

§13. Dane osobowe i wizerunek

1. Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Organizator. Dane przetwarzane są w celu realizacji Umowy, spełnienia obowiązków prawnych oraz w ramach prawnie uzasadnionego interesu Organizatora (dochodzenie roszczeń, rozliczenia, komunikacja organizacyjna). Uczestnikowi przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności: prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz – w stosownych przypadkach – prawo do usunięcia danych.

2. Wizerunek: Uczestnik może wyrazić zgodę na utrwalanie swojego wizerunku w trakcie Imprezy (zdjęcia, filmy) i jego wykorzystanie przez Organizatora w materiałach promocyjnych (strony internetowe, media społecznościowe, materiały drukowane/cyfrowe). Zgoda może zostać udzielona lub cofnięta w formie odrębnej klauzuli; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia ani na materiały już opublikowane.

§14. Prawo właściwe i postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla niniejszej Umowy jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.

2. Ewentualne spory wynikłe na tle niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sądy powszechne właściwe według przepisów, z poszanowaniem szczególnej ochrony przysługującej konsumentom.

3. Podczas pobytu na terytorium Finlandii Uczestnik podlega lokalnemu prawu fińskiemu oraz właściwości tamtejszych organów w zakresie porządku publicznego i bezpieczeństwa.

4. Nieważność któregokolwiek z postanowień Umowy nie wpływa na ważność pozostałych. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej lub innego trwałego nośnika (np. e-mail), chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

5. Uczestnik, akceptując niniejszą Umowę podczas składania rezerwacji online, oświadcza, że zapoznał się z jej treścią, programem Imprezy oraz opisem świadczeń i akceptuje ich postanowienia.